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Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED, Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO DETENIDAMENTE.

Protección de su privacidad: Aviso de prácticas de privacidad

Si necesita ayuda para traducir o entender este texto, llame al teléfono 1-877-644-4623.
TTY para personas con discapacidad auditiva TTY: 711.

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(TTY: 711)

OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES CUBIERTAS:

Sunflower Health Plan es una entidad cubierta, como se define y norma bajo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud de 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996) (HIPAA).  La ley requiere que Sunflower Health Plan mantenga la privacidad de su información de salud protegida (PHI). Debemos darle este aviso. Incluye nuestros deberes legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI. Debemos respetar los términos del Aviso actual. Debemos informarle en caso que su PHI no protegida esté en peligro.

Este Aviso describe cómo podemos usar y divulgar su PHI.  Describe sus derechos a acceder, modificar y manejar su PHI. Además dice cómo usar los derechos.

Sunflower Health Plan puede cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de poner en vigencia el aviso modificado o cambiado para su PHI que ya tenemos.

También podemos ponerlo en vigencia para su PHI que recibamos en el futuro. Sunflower Health Plan modificará y le dará oportunamente este Aviso siempre que haya un cambio sustancial a lo siguiente que se establece en este Aviso:

  • Usos y divulgaciones
  • Sus derechos
  • Nuestros deberes legales
  • Otras prácticas de privacidad indicadas en el aviso

Los avisos actualizados estarán en nuestro sitio web y en nuestro Manual para miembros. También le enviaremos una copia por correo regular o correo electrónico previa solicitud.

USOS Y DIVULGACIONES DE SU PHI:

Sunflower Health Plan protege su PHI. También estamos comprometidos a mantener confidencial la información sobre su raza, etnicidad e idioma (Race, Ethnicity, and Language; REL) y su orientación sexual e identidad de género (Sexual Orientation and Gender Identity; SOGI). Tenemos procesos de privacidad y seguridad para ayudar.

Estas son algunas de las maneras en que protegemos su PHI.

  • Capacitamos a nuestro personal para seguir nuestros procesos de privacidad y seguridad.
  • Requerimos que nuestros socios comerciales sigan procesos de privacidad y seguridad.
  • Mantenemos nuestras oficinas seguras.
  • Hablamos sobre su PHI solo por una razón comercial con personas que necesitan saber.
  • Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o guardamos electrónicamente.
  • Usamos tecnología para evitar que las personas incorrectas tengan acceso a su PHI.

PROTECCIONES INTERNAS DE PHI ORAL, POR ESCRITO Y ELECTRÓNICA:

La siguiente es una lista de cómo podemos usar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

  • Tratamiento - Podemos usar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor médico que le da tratamiento. Lo hacemos para coordinar su tratamiento entre proveedores. También lo hacemos para ayudarnos en la toma de decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
  • Pago - Podemos usar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios de atención médica que recibió. Podemos divulgar su PHI a otro plan de salud, a un proveedor médico u otra entidad para fines de pago. Esto está sujeto a las Reglas federales de privacidad. Las actividades de pago pueden incluir:
    • procesamiento de reclamaciones
    • determinación de elegibilidad o cobertura para reclamaciones
    • emisión de facturas de las primas
    • revisión de servicios para necesidad médica
    • realizar revisión de la utilización de las reclamaciones.
  • Operaciones de atención médica - Podemos usar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras actividades operativas de atención médica.  Estas actividades pueden incluir:
    • brindar servicios al cliente
    • responder a reclamos y apelaciones
    • llevar a cabo revisión médica de las reclamaciones y otras actividades de evaluación y mejora de la calidad
    • proporcionar administración de casos y coordinación de la atención.

    Además puede que en nuestras actividades operativas de atención médica divulguemos PHI a socios comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que está sujeta a las Reglas federales de privacidad.  La entidad también debe tener una relación con usted para sus actividades operativas de atención médica. Esto incluye lo siguiente:
    • actividades de evaluación y mejora de la calidad
    • revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales médicos
    • administración de casos y coordinación de la atención
    • detección o prevención de fraude y abuso en la atención médica
  • Su raza, etnicidad, idioma, orientación sexual e identidad de género están protegidos por las leyes y los sistemas del plan de salud. Esto significa que la información que usted proporciona es privada y está protegida. Sólo podemos compartir esta información con proveedores de atención de la salud. No se compartirá con otros sin su permiso o autorización. Usamos esta información para ayudar a mejorar la calidad de su atención y servicios. Esta información nos ayuda a:
    • Entender mejor sus necesidades de atención de la salud.
    • Saber cuál idioma prefiere cuando consulta a proveedores de atención de la salud.
    • Proporcionarle información de atención de la salud para satisfacer sus necesidades de atención.
    • Ofrecerle programas para ayudarle a gozar de la mejor salud posible.
  • Esta información no se usa con fines de suscripción ni para tomar decisiones sobre si puede recibir cobertura o servicios.
  • Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento - Podemos usar y divulgar su PHI para recordarle sobre una cita con nosotros para tratamiento y atención médica. También podemos usarla o divulgarla para darle información sobre alternativas de tratamiento. También podemos usarla o divulgarla para otros beneficios y servicios relacionados con la salud. Por ejemplo, información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Según lo requiere la ley - Si la ley federal, estatal y/o local requiere un uso o divulgación de su PHI, podemos usar o divulgar su información de salud protegida. Hacemos esto cuando el uso o la divulgación cumple con la ley. El uso o divulgación se limita a los requisitos de la ley.  Puede haber otras leyes o normas que entren en conflicto. Si esto ocurre cumpliremos con las leyes o normas más restrictivas.
  • Actividades de salud pública - Podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.  Puede que divulguemos su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration) (FDA). Lo podemos hacer para asegurar la calidad, seguridad o eficacia de los productos o servicios bajo el control de la FDA. 
  • Víctimas de abuso y abandono - Podemos divulgar su PHI a una autoridad del gobierno local, estatal o federal. Esto incluye servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por ley para recibir dichos informes. Lo haremos  si creemos razonablemente que ha habido abuso, abandono o violencia doméstica.
  • Procedimientos judiciales y administrativos - Podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:
    • una orden de un tribunal
    • tribunal administrativo
    • citación
    • citatorio
    • orden de allanamiento
    • solicitud de descubrimiento
    • pedido legal similar.
  • Cumplimiento de la ley - Podemos divulgar su PHI relevante a las autoridades encargadas del cumplimiento de la ley cuando se requiera que lo hagamos. Por ejemplo, en respuesta a:
    • una orden judicial
    • orden de allanamiento de un tribunal
    • citatorio emitido por un funcionario judicial
    • citación
    • una citación de un jurado de acusación.
  • Además podemos divulgar su PHI relevante para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida. 
  • Jueces de instrucción, médicos forenses y directores de funerarias - Podemos divulgar su PHI a un juez de instrucción o médico forense.  Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar una causa de muerte.  Además podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para llevar a cabo sus obligaciones.
  • Donación de órganos, ojos y tejidos - Podemos divulgar su PHI a organizaciones de adquisición de órganos. También podemos divulgar su PHI a quienes trabajan en la adquisición, almacenamiento o trasplante de:
    • órganos cadavéricos
    • ojos
    • tejidos
  • Amenazas para la salud y seguridad - Podemos usar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que el uso o la divulgación es necesaria para prevenir o aliviar una amenaza grave o inminente. Esto incluye amenazas a la salud o seguridad de una persona o del público.
  • Funciones gubernamentales especializadas - Si es miembro de las fuerzas armadas estadounidenses, podemos divulgar su PHI según lo requieren autoridades del comando militar.  Además podemos divulgar su PHI:
    • a funcionarios federales autorizados para seguridad nacional
    • actividades de inteligencia
    • al Departamento de Estado (Department of State) para determinaciones de idoneidad médica
    • para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas.
  • Compensación al trabajador - Podemos divulgar su PHI para cumplir con leyes relacionadas con compensación a trabajadores u otros programas similares, establecidos por la ley. Estos son programas que brindan beneficios para lesiones o enfermedades relacionadas con el empleo independientemente de culpa.
  • Situaciones de emergencia – Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia, o si no puede responder o no está presente. Esto incluye a un familiar, amigo personal cercano, agencia autorizada para asistencia en caso de desastres, o cualquier otra persona que usted haya autorizado. Usaremos criterio y experiencia profesional para determinar si la divulgación es lo mejor para usted.  Si es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona en su cuidado.
  • Investigación – En algunos casos, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando se haya aprobado su estudio de investigación clínica. Ellos deben tener salvaguardas establecidas para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

ACUERDO VERBAL A LOS USOS Y LA DIVULGACIÓN DE SU PHI

Podemos aceptar su acuerdo verbal para usar y divulgar su PHI a otras personas. Esto incluye a familiares, amigos personales cercanos o cualquier otra persona que usted identifique. Usted puede objetar el uso o la divulgación de su PHI en el momento de la solicitud. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por anticipado. También puede dárnoslo en el momento del uso o la divulgación. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Limitaremos la información a lo que sea directamente relevante a la participación de esa persona en su tratamiento médico o pago de atención médica.

Podemos aceptar su acuerdo u objeción verbal para usar y divulgar su PHI en una situación de desastre. Se la podemos dar a una entidad autorizada para asistencia en caso de desastres. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Se limitará a informar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su cuidado, sobre su ubicación y condición general. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por anticipado. También nos lo puede dar en el momento del uso o la divulgación de su PHI.

USOS Y DIVULGACIONES DE SU PHI QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN POR ESCRITO

Se requiere que obtengamos su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI, con pocas excepciones, por las razones siguientes:

  • Venta de la PHI – Solicitaremos su aprobación por escrito antes de que hagamos divulgaciones que se consideren como una venta de su PHI. Una venta de su PHI significa que se nos está pagando por divulgar la PHI de esta manera.
  • Mercadeo – Solicitaremos su aprobación por escrito para usar o divulgar su PHI para fines de mercadeo con excepciones limitadas. Por ejemplo, cuando tenemos comunicaciones de mercadeo en persona con usted. O cuando damos regalos publicitarios de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia – Solicitaremos su aprobación por escrito para usar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que podamos tener archivadas con excepciones limitadas. Por ejemplo, para ciertas funciones de tratamiento, pago u operaciones de atención médica.

Todos los otros usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este Aviso se harán solo con su aprobación por escrito.  Usted puede revocar su aprobación en cualquier momento. La solicitud de retirar la aprobación debe ser por escrito.  Su solicitud de retirar la aprobación entrará en vigencia apenas haga la solicitud. Hay dos casos en que no entrará en vigencia tan pronto como usted haga la solicitud. El primer caso es cuando ya hayamos tomado medidas basándonos en una aprobación pasada. El segundo caso es antes de que recibamos su solicitud escrita de parar.

SUS DERECHOS

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI.  Si le gustaría usar cualquiera de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros. Nuestra información de contacto está al final de este Aviso.

  • Derecho a solicitar restricciones - Usted tiene derecho a solicitar restricciones al uso y la divulgación de su PHI para tratamiento, pago o actividades operativas de atención médica. También puede pedir divulgaciones a personas involucradas en su atención o pago de su atención. Esto incluye a familiares o amigos cercanos.  Su solicitud debe indicar las restricciones que está solicitando. También debe indicar a quién se aplica la restricción.  No se requiere que aceptemos esta solicitud.  Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricción. No cumpliremos si la información es necesaria para proveerle tratamiento de emergencia.  Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para pago u actividades operativas de atención médica a un plan de salud cuando usted haya pagado por el servicio o artículo de su propio bolsillo en su totalidad.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales - Usted tiene derecho a pedir que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI por medios alternativos o a lugares alternativos.  Este derecho solo aplica si la información podría ponerlo en peligro si no se comunica por los medios alternativos o al lugar alternativo.  Usted no tiene que explicar la razón para su solicitud. Sin embargo, debe indicar que la información podría ponerlo en peligro si no se hace el cambio.  Debemos cumplir con su solicitud si es razonable e indica el medio alternativo o lugar alternativo donde se debería entregar su PHI.
  • Derecho a tener acceso a y recibir copia de su PHI - Usted tiene derecho, con excepciones limitadas, a ver u obtener copias de su PHI contenida en un conjunto de expedientes designados.  Puede pedir que demos copias en un formato que no sea fotocopias. Usaremos el formato que usted pida a menos que no sea práctico que lo hagamos. Debe pedir por escrito obtener acceso a su PHI.  Si denegamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Le diremos si las razones para la denegación se pueden revisar. Además le diremos cómo pedir dicha revisión o si la denegación no se puede revisar.
  • Derecho a cambiar su PHI - Usted tiene derecho a solicitar que cambiemos su PHI si cree que contiene información incorrecta.  Su solicitud se debe hacer por escrito. Debe explicar por qué se debe cambiar la información. Podemos denegar su solicitud por ciertas razones. Por ejemplo, si nosotros no creamos la información que quiere que se cambie y el creador de la PHI puede realizar el cambio. Si denegamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que está en desacuerdo con nuestra decisión. Adjuntaremos su declaración a la PHI que usted solicita que cambiemos.  Si aceptamos su solicitud de cambiar la información, haremos esfuerzos razonables por informar a otros del cambio. Esto incluye a personas que usted nombre. Además haremos el esfuerzo por incluir los cambios en futuras divulgaciones de esa información.
  • Derecho a recibir un registro de las divulgaciones - Usted tiene derecho a recibir una lista de casos dentro del último periodo de 6 años en el que nosotros o nuestros socios divulgaron su PHI.  Esto no aplica a divulgación para fines de tratamiento, pago, actividades operativas de atención médica o divulgaciones que usted autorizó y ciertas otras actividades. Si solicita esto más de una vez en un periodo de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.
  • Derecho a presentar un reclamo - Si cree que se han violado sus derechos a privacidad o que hemos violado nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentarnos un reclamo. También lo puede hacer por teléfono. Use la información de contacto que está al final de este Aviso.  Además puede presentar un reclamo por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. (U.S. Department of Health and Human Services) (HHS). Vea la información de contacto en el sitio web del HHS en www.hhs.gov/ocr. Si lo solicita, le daremos la dirección para presentar un reclamo por escrito al HHS. NO ACTUAREMOS EN SU CONTRA SI PRESENTA UN RECLAMO.
  • Derecho a recibir una copia de este aviso - Puede pedir una copia de nuestro Aviso en cualquier momento. Use la información de contacto al final del Aviso.  Si recibe este Aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico, puede solicitar una copia impresa del Aviso.

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene preguntas acerca de este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos se puede comunicar con nosotros por escrito. También nos puede llamar por teléfono. Use la información de contacto que aparece a continuación.

Sunflower Health Plan
Attn: Privacy Official
8325 Lenexa Drive, Suite 200
Lenexa, KS 66214

1-877-644-4623 Número de teléfono gratuito
TTY: 711